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VADEMECUM per l’organizzazione di convegni da parte di membri del DIMAI

Lo schema seguente mostra i passi più importanti da seguire per l’organizzazione di un convegno da parte di membri del Dipartimento. La procedura è complessa e la puntualità nel formulare le richieste è un requisito importante. Le scadenze proposte nello schema sono da intendersi come ultime date utili, prima vengono formulate le richieste, meglio è (the sooner the better ).  

QUANDO COSA FARE A CHI RIVOLGERSI MODULISTICA LINK NOTE
Fine esercizio precedente, in occasione della richiesta formulata annualmente dal Direttore. Richiesta contributo Dipartimento (facoltativo) da inoltrare per e-mail al Direttore o RAD Lettera di richiesta    
Inizio anno e comunque 3 mesi prima del Convegno. Richiesta contributo all'Ateneo (facoltativo) Segreteria del Rettore      
3 mesi prima del Convegno Location A cura del comitato organizzatore      
3 mesi prima del Convegno Stabilire quali spese effettuare: Cancelleria, Badge, Catering, Social dinner Nesi Patrizia Richiesta acquisto beni/servizi    
3 mesi prima del Convegno Hotel Nesi Patrizia Richiesta  e dichiarazione  http://www.dimai.unifi.it/vp-210-servizi-alberghieri.html  
3 mesi prima del Convegno Eventuale richiesta contributo da trasferire ad altri enti Da inoltrare per e-mail al Direttore o RAD      
3 mesi prima del Convegno Eventuale richiesta contributo da incassare da altri enti Chiappini, Peruzzi      
3 mesi prima del Convegno diffusione pubblicità evento

per DIMAI mandare una mail a pagine.web@math.unifi.it;

per UNIFI http://www.unifi.it/nuovoevento.html

     
1/2 mesi prima del Convegno Gadget targati Università Francesca Chiappini      
1 mese prima del Convegno Richiesta account wifi per gli speakers Alla segreteria amm.va che trasmette a SIAF tramite protocollo Gestione utenti WIFI    
1 mesi prima del Convegno Poster A cura del comitato organizzatore      
1 mese prima del Convegno Acquisizione dati anagrafici speaker A cura del comitato organizzatore      
1 mese prima del Convegno Richiesta del Codice fiscale per speaker (solo se straniero) Francesca Chiappini Inviare per e-mail Dati anagrafici, residenza e copia del passaporto    
1 mese prima del Convegno Richiesta autorizzazione a rimborso compenso e spese conferenziere Tiziana Lauriola Istanza incarico conferenzieri    
1 mese prima del Convegno Richiesta autorizzazione a Rimborso solo spese conferenziere Tiziana Lauriola Invito conferenzieri senza compenso    
Prima del Convegno Trasporto materiale ordinato dal DIMAI a luogo del Convegno A cura del comitato organizzatore      
A conclusione della conferenza Presentazione documentazione per Rimborso solo spese Tiziana Lauriola

Modulo di rimborso spese

(versione italiana)

(versione inglese)

   
A conclusione della conferenza Presentazione documentazione per rimborso compenso e spese Tiziana Lauriola

 

https://www.unifi.it/cmpro-v-p-11116.html  

Ultimo aggiornamento

21.01.2021

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